OKKA-säätiön tietosuojaseloste
Laatimispäivämäärä: 25.5.2018 (päivitetty 1.8.2023)
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki (1050/2018)
1. Rekisterinpitäjä
Opetus-, kasvatus- ja koulutusalojen säätiö – OKKA-säätiö sr (myöhemmin OKKA-säätiö)
Y-tunnus: 1098899–9
Yhteystiedot: Rautatieläisenkatu 6 A, 00520 Helsinki
www.okka-saatio.com
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Tuulikki Similä
Säätiönjohtaja
puhelin: 040 7652050
etunimi.sukunimi@okka-saatio.com
3. Käsiteltävien henkilötietojen kategoriat
OKKA-säätiössä on henkilörekisterit liittyen
- Apurahojen ja palkintojen hakemiseen ja maksamiseen (Apuraha- ja palkintohakemusten käsittelyrekisteri)
- Oppilaitosten kestävän kehityksen sertifioinnin auditoijaverkostoon (Auditoijarekisteri)
- Koulutus- ja keskustelutilaisuuksiin (Osallistujarekisteri)
- Ammattikasvatuksen aikakauskirjan (AKAKK) tilaamiseen (AKAKK-tilaajarekisteri)
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan tietojen keräämistä, tallentamista ja järjestämistä. Henkilötietoja käsitellään OKKA-säätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus kategorioittain:
- Apurahahakemusten, palkintoehdotusten ja apurahojen käyttöselvitysten käsittely, myönnettyjen apurahojen maksaminen, apurahahallinnon tehtävät ja tilastointi.
- Sertifioinnin auditointitoimintaan liittyvän tiedon välittäminen rekisterissä oleville henkilöille. Rekisterissä olevien henkilöiden yhteystietoja voidaan käyttää kestävään kehitykseen liittyvistä koulutuksista tai tapahtumista tiedottamiseen, mikäli henkilö on antanut tähän erillisen suostumuksen.
- Koulutus- ja keskustelutilaisuuksiin osallistuvien yhteystietojen hallinnointi.
- Ammattikasvatuksen aikakauskirjan tilaajatietojen hallinnointi.
5. Rekisterin tietosisältö
Apuraha- ja palkintohakemusten käsittelyrekisteri
Rekisteri sisältää apurahanhakijan perustiedot (nimi, syntymäaika, oppiarvo, ammatti, työpaikka, puhelinnumero, osoitetiedot ja jos hakijana on työryhmä, hakemuksen laatineen henkilön em. tiedot ja muista työryhmän jäsenistä nimi, oppiarvo, ammatti, työpaikka ja sähköpostiosoite), perustiedot haettavasta apurahasta tai henkilöstä/tahosta, jolle ehdotetaan palkintoa (käyttötarkoitus sekä apuraha- ja hakijatyyppi, haettavan apurahan määrä, muu myönnetty tai haettu rahoitus). Rekisteri sisältää apurahanhakijan toimittamat liitteet (koulutusesite, tutkimus- ja työsuunnitelma, ansioluettelo, julkaisuluettelo sekä muut hakijan toimittamat liitteet) ja nimi- ja yhteystiedot mahdollisista lausunnonantajista.
Rekisteri sisältää tiedot OKKA-säätiön myöntämistä apurahoista, palkinnoista ja niiden saajista. Rekisteriin on tallennettu saajan perustietojen lisäksi apurahan- ja palkinnonsaajan henkilötunnus tai yhteisön y-tunnus, pankkitilinumero, apurahan myöntöpäivä ja myönnetty summa, käyttötarkoitus sekä apurahan maksatustiedot.
Auditoijarekisteri
Rekisterissä voivat olla oman halunsa ilmaisseet OKKA-säätiön järjestämän kestävän kehityksen auditoijakoulutuksen suorittaneet henkilöt. Rekisteri sisältää henkilön perustiedot (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työpaikka, asuinpaikkakunta), tiedon auditoijapätevyydestä ja suoritetuista auditoijakoulutuksista sekä tiedon auditoinneista, jotka henkilö on toteuttanut (tallennettu auditoinneista pidettävään erilliseen rekisteriin).
Osallistujarekisteri
Rekisteri sisältää yhteystiedot (nimi, työpaikka, sähköpostisoite) OKKA-säätiön järjestämien tilaisuuksien osallistujista.
AKAKK-tilaajarekisteri
Rekisteri sisältää julkaisun tilaajien nimi- ja osoitetiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
OKKA-säätiön rekistereihin tallennettavat henkilöä tai yhteisöä koskevat tiedot saadaan asianosaisilta itseltään. Rekisterin ylläpitäjä voi pyytää tarpeellisin väliajoin rekisterissä olevia henkilöitä tarkistamaan tietonsa.
7. Henkilötietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Myönnettyjen apurahansaajien nimet julkaistaan OKKA-säätiön kotisivulla www.okka-saatio.com ja toimintakertomuksessa. Maksetut apurahat ilmoitetaan Verohallinnolle sekä Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle (Mela).
Auditoijarekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta muille tahoille ilman rekisterissä olevan henkilön suostumusta. Rekisterin tiedot eivät ole julkisia.
Osallistujarekisterin henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin.
Ammattikasvatuksen aikakauskirjan tilaajarekisterin nimi- ja osoitetiedot toimitetaan painotalolle julkaisun postittamista varten.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sijoittuneille kolmansille osapuolille.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoja käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti, ja tietojärjestelmiin tallennettujen tietojen tietosuojasta huolehditaan. Tietoja pääsevät käsittelemään vain ennalta nimetyt henkilöt, joiden työtehtävät tätä vaativat.
Pääsy Apuraha- ja palkintohakemusten käsittely –rekisterin tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista. Hakijoiden yhteys hakemusten verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella. Rekisterin verkkopalvelun toimittaja Aspicore Oy vastaa palvelinlaitteiden suojauksesta. Laitteet on sijoitettu valvottuun palvelinkeskukseen, jossa on ympärivuorokautinen valvonta, palosuojaus sekä paloilmoitinjärjestelmä ja varavoimajärjestelmä. Tilat täyttävät Viestintäviraston laitetiloille asetetut vaatimukset (Viestintävirasto 48 A/2003, ”Tärkeät tilat”).
9. Henkilötietojen säilytysaika
Tiedot myönnetyistä apuraha- ja palkintohakemuksista ja apurahankäyttöselvityksistä säilytetään toistaiseksi. Kielteisen päätöksen saaneet apuraha- ja palkintohakemukset anonymisoidaan (henkilötiedot käsitellään niin, ettei henkilöä voida tunnistaa hakemuksesta) vuoden kuluttua hakuajan päättymisestä. Hallituksen kokousmateriaaleissa käytetty aineisto koskien apurahoja ja palkintoja säilytetään pysyvästi.
Auditoija-, osallistuja- ja AKAKK-tilaajarekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin se on tietojen käsittelytarkoituksen perusteella tarpeellista tai kun henkilö itse pyytää tietojen poistamista.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa ja tarkastaa ne tiedot, mitä tietoja hänestä on rekisteröity OKKA-säätiössä. Tarkastuspyynnön voi esittää säätiön rekisteriyhteyshenkilöille. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset tiedot korjatuksi. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista milloin tahansa. Rekisterinpitäjä vastaa rekisterissä olevalle henkilölle kahden viikon kuluessa.
11. Muutokset tietosuojaselosteeseen
OKKA-säätiön muuttaessa tietosuojaselostetta ilmoitus muutoksesta julkaistaan säätiön kotisivuilla osoitteessa www.okka-saatio.com.