Tietosuoja
Lähettäessään avustushakemuksen hakija luovuttaa säätiölle itseään koskevia tietoja, joista muodostuu yleisessä tietosuoja-asetuksessa (EU 2016/679) ja tietosuojalaissa (1050/2018) tarkoitettu rekisteri. Kerättäviä henkilötietoja käytetään avustushakemusten ja myönnettyjen avustusten käsittelyyn. Rekisteriin tallennetaan avustushakemuksissa annetut tiedot sekä myönnettyjen avustusten maksatukseen ja loppuraporttiin liittyvät tiedot. Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista avustuksista luovutetaan Verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle. Myönnettyjen avustusten saajien nimet julkaistaan säätiön verkkosivuilla ja vuosikertomuksessa.
Jokaisella hakijalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua sekä oikeus muutoinkin turvautua tietosuojalainsäädännössä turvattuihin oikeuksiinsa. Tarkastusoikeus voidaan evätä tietyissä laissa säädetyissä tilanteissa, ja tarkastusoikeutta ei ole lainkaan esimerkiksi pelkästään tieteelliseen tutkimustarkoitukseen ja tilastointitarkoituksiin kerättyihin tietoihin. Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan kirjallisesti säätiönjohtajalle.
Rekisteriseloste
1. Rekisterinpitäjä
Opetus-, kasvatus- ja koulutusalojen säätiö – OKKA-säätiö sr
Y-tunnus: 1098899–9
Yhteystiedot: Rautatieläisenkatu 6 A, 00520 Helsinki
www.okka-saatio.com
2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö
Tuulikki Similä
Rautatieläisenkatu 6 A, 00520 Helsinki
tuulikki.simila@okka-saatio.com
3. Rekisterin nimi
Apurahahakemusten käsittely
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
OKKA-säätiön apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittely.
5. Rekisterin tietosisältö
Hakijan tiedot
Nimi
Syntymäaika
Hakijan antamat yhteystiedot sekä muut hakemusta koskevat tiedot
Työryhmän jäsenet
Nimi
Hakijan antamat yhteystiedot
Suosittelijat
Nimi
Hakijan antamat yhteystiedot
Maksatustiedot
Nimi
Saajien tilinumero
Saajien henkilötunnus /y-tunnus
Maksupäivä
Maksumäärä
Viesti
Henkilötunnus rekisteröidään apurahan hakijan ja apurahan myöntäjän oikeusturvan varmistamiseksi. Apurahan myöntäjällä on lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa mm. apurahan saajien henkilötunnukset Verohallinnolle maksettujen apurahojen vuosi-ilmoitusaineistossa sekä Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle myöntöpäätöksistä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan säännönmukaisesti apurahahakemuksen tekijältä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Myönnettyjen apurahojen saajien nimet julkaistaan OKKA-säätiön kotisivulla www.okka-saatio.com ja säätiön toimintakertomuksessa. Maksetut apurahat ilmoitetaan Verohallinnolle sekä Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle (Mela).
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa ja teknisesti pääsyvalvotuissa tiloissa. Apurahahakemuksia säilytetään kuusi vuotta hakuajan päättymisen jälkeen.
B. Sähköisesti talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)
Rekisterin käyttöoikeus on vain nimetyillä henkilöillä. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista. Hakijoiden yhteys hakemusten verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella.
Rekisterin verkkopalvelun toimittaja Aspicore Oy vastaa palvelinlaitteiden suojauksesta. Laitteet on sijoitettu valvottuun palvelinkeskukseen, jossa on ympärivuorokautinen valvonta, palosuojaus sekä paloilmoitinjärjestelmä ja varavoimajärjestelmä. Tilat täyttävät Viestintäviraston laitetiloille asetetut vaatimukset (Viestintävirasto 48 A/2003, ”Tärkeät tilat”).
10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Apurahanhakijalla ja -saajalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat OKKA-säätiön rekisterissä olevat tiedot. Tarkastus on maksuton, jos se tapahtuu enintään kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen:
Säätiönjohtaja Tuulikki Similä
Opetus-, kasvatus- ja koulutusalojen säätiö – OKKA-säätiö sr
Rautatieläisenkatu 6 A, 00520 Helsinki
11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
Apurahanhakijalla ja -saajalla on oikeus vaatia OKKA-säätiön rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tiedonkorjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja yksilöidysti, ja se lähetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.
12. Muut mahdolliset oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti OKKA-säätiölle, ja se lähetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.
OKKA-säätiö ei käsittele henkilötietoja edellä kuvattuihin tarkoituksiin.